Aktenvernichtung unterliegt der DSGVO

Die neue EU-Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) gibt vor, wie Unternehmen europaweit mit personenbezogenen Daten umzugehen haben. Wer gegen die neuen Richtlinien verstößt, dem drohen teils empfindliche Strafen.

Dies betrifft allerdings nicht nur das Erfassen, Speichern und Verarbeiten, sondern vor allen Dingen auch das Löschen und Entsorgen dieser sensiblen Daten.

Hierbei wird aber meist nur an Daten in elektronischer Form gedacht. Aber was ist mit den Daten, welche nicht in digitaler Form vorliegen? Was passiert mit Ihren Dokumenten und Akten in Papierform, welche nicht mehr benötigt werden?

Diese müssen Sie klassisch per Hand vernichten und entsorgen! Und das alles DSGVO-konform!

Um Dokumente datenschutzkonform vernichten zu können hilft Ihnen der Einsatz von professionellen Aktenvernichtern, welche genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind und Ihre Akten zuverlässig schreddern.

Wir arbeiten auf diesem Gebiet seit vielen Jahren erfolgreich mit unserem Hersteller-Partner HSM zusammen. Gemeinsam bieten wir Ihnen eine breitgefächerte Auswahl an DSGVO-konformen Aktenvernichtern. 

Ihnen stehen Modelle in den nachfolgenden Anwendungsbereichen zur Verfügung:

Privat / Kleines Büro

1 bis 3 Personen

Arbeitsplatz / Office

1 bis 5 Personen

Großraumbüro / Etage

5 bis 8 Personen

Abteilung

8 bis 15 Personen

Archiv / Zentralstellen

"... datenschutz-konforme Aktenvernichter sind ein Muss in jedem Büro. Schützen auch Sie Ihre Dokumente vor Fremdzugriff und Datenmissbrauch. Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!"
Arno Keller
Technischer Vertrieb

Aktenvernichter gibt es sehr viele verschiedene Modelle! Doch welcher ist der Richtige für Sie? Worin unterscheiden sich die Geräte voneinander und worauf müssen Sie bei der Anschaffung achten? Gerne geben wir Ihnen nachfolgend einen Überblick über die wichtigsten Merkmale!

Bei den ersten beiden Unterscheidungsmerkmalen stehen sowohl die Sicherheit, als auch der Datenschutz im Vordergrund. Hier gilt seit dem Jahr 2012 nach Angaben des TÜV Süd die Norm DIN66399 – der Standard für Datenschutz.

Diese Norm regelt, wie klein Dokumente, Akten oder Datenträger geschreddert werden müssen, bis man diese rechtlich entsorgen darf.

Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal bei Aktenvernichtern ist somit zunächst die Schutzklasse. Hier gibt es drei verschiedene Stufen:

  • Schutzklasse 1 – Normaler Schutzbedarf von internen Daten
  • Schutzklasse 2 – Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten
  • Schutzklasse 3 – Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten

Die Schutzklassen beinhalten wiederum sieben verschiedene Sicherheitsstufen:

Nicht DSGVO-konforme Sicherheitsstufen:

  • Sicherheitsstufe P-1 – (Schutzklasse 1)
    • Streifenschnitt – max. Streifenbreite 12 mm
    • Allgemeines Schriftgut, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge, Prospekte
  • Sicherheitsstufe P-2 – (Schutzklasse 1)
    • Streifenschnitt –  max. Streifenbreite 6 mm
    • Interne Unterlagen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge, Formulare
  • Sicherheitsstufe P-3 – (Schutzklasse 1 Schutzklasse 2)
    • Partikelschnitt – max. Partikelgröße 320 mm²
    • Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten, sowie personenbezogenen Daten, z.B. Umsatzauswertungen, Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen.

DSGVO-konforme Sicherheitsstufen:

  • Sicherheitsstufe P-4 – (Schutzklasse 2 / Schutzklasse 3
    • Partikelschnitt – max. Partikelgröße 160 mm²
    • Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten,z.B. Bilanzen, Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten /-akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen
  • Sicherheitsstufe P-5 – (Schutzklasse 2 / Schutzklasse 3)
    • Partikelschnitt – max. Partikelgröße 30 mm²
    • Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen
  • Sicherheitsstufe P-6 – (Schutzklasse 3)
    • Partikelschnitt – max. Partikelgröße 10 mm²
    • Datenträger mit geheim zu haltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche
  • Sicherheitsstufe P-7 – (Schutzklasse 3)
    • Partikelschnitt – max. Partikelgröße 5 mm²
    • Für strengst geheim zu haltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche

Haben Sie die Schutzklasse definiert und die Sicherheitsstufe für den Aktenvernichter festgelegt ergeben sich die weiteren Unterscheidungsmerkmale nach dem jeweiligen Standort und dem dort anfallenden Aufwand.

1. Wo steht mein neues Gerät?

Zunächst stellt sich die Frage, wo der neue Aktenvernichter stehen soll und wie viele Mitarbeiter mit dem Gerät arbeiten sollen. Hier unterscheidet man zwischen:

Privat / Kleines Büro

1 bis 3 Personen

Arbeitsplatz / Office

1 bis 5 Personen

Großraumbüro / Etage

5 bis 8 Personen

Abteilung

8 bis 15 Personen

Archiv / Zentralstellen

2. Welches Schnittgut fällt an?

Aktenvernichter können nicht nur Papierdokumente schreddern. Auch nachfolgende Materialien können je nach Modell verarbeitet werden:

  • Optische Datenträger (CD / DVD),
  • Magnetische Datenträger (Disketten, ID-Karten mit Magnetstreifen),
  • Elektronische Datenträger (USB-Sticks / Chipkarten / Speicherkarten) ,
  • Informationen in verkleinerter Form (Film / Folien)
  • und Festplatten mit magnetischen Datenträgern

3. Wie hoch soll die Schnittleistung sein? (Anzahl der zeitgleich zu verarbeitenden Blätter)

Aktenvernichter können je nach Größe und Bauart verschieden viele Dokumente zeitgleich verarbeiten. Zwischen 4 und 550 Blatt (80 g/m²) können in einem Arbeitsgang zerkleinert werden. Allerdings ist darauf zu achten – je höher die Sicherheitsstufe, desto geringer ist die Schnittleistung!

Schnittleistung Aktenvernichter in Blatt (80 g/m²)
Schnittleistung Aktenvernichter in Blatt (80 g/m²)

4. Wie groß soll der Auffangbehälter sein?

Zu guter Letzt stellt sich noch die Frage, wieviel Liter der Auffangbehälter des Aktenvernichters fassen soll. Auch hier gibt es je nach Größe und Bauart die unterschiedlichsten Varianten (18 – 530 Liter). Hier gilt: je mehr Mitarbeiter das Gerät nutzen, desto größer sollte der Auffangbehälter sein!

Auffangbehälter eines Aktenvernichters (in Liter)
Auffangbehälter eines Aktenvernichters (in Liter)

Auch die nachfolgenden Punkte sollte man bei der Anschaffung eines Aktenvernichters beachten:

1. Leichte Bedienbarkeit des Geräts

Viele Aktenvernichter bringen heutzutage eine Start/Stopp-Automatik mit, sodass das Gerät rechtzeitig automatisch abschaltet, sobald der Auffangbehälter überfüllt ist, zu viel Papier zugeführt wurde oder der Arbeitsvorgang beendet ist. Ebenso sollte ein möglicher Papierstau leicht zu entfernen sein.

2. Geringer Stromverbrauch

Des Weiteren helfen die neuesten Aktenvernichter auch beim Energiesparen. Standby- und Abschaltautomatik sorgen dafür, dass die Geräte nicht dauerhaft auf voller Bereitschaft laufen, sondern nur, wenn diese benötigt werden.

3. Leise-Betrieb

Viele Aktenvernichter verfügen über einen sog. Leise-Betriebsmodus. Dieser sorgt für eine minimierte Geräuschentwicklung am Arbeitsplatz, was gerade in Büros mit mehreren Mitarbeitern zu einem angenehmeren Arbeiten führt.

Wenn Sie all diese Fragen für sich beantwortet haben, so sind Sie der Anschaffung des passenden Aktenvernichters schon ein ganzes Stück näher gekommen. Somit bleibt Ihnen nur noch die Wahl des Herstellers.

Die Firma WiNN arbeitet in diesem Bereich seit vielen Jahren erfolgreich mit dem deutschen Hersteller HSM aus Frickingen zusammen. HSM bietet von Aktenvernichtern, über Schredder-Press-Kombinationen für Archive und Zentralstellen bis hin zum Festplattenvernichter die passenden Produkte für alle Unternehmen und Einsatzorte.

HSM steht für ein Mehr an Leistung: Garantien, Service und Nachhaltigkeit gehören zum Qualitätsverständnis. „Made in Germany“

HSM sorgt mit seiner ausgereiften und weltweit erprobten Schneidwerktechnologie für eine hochwertige Qualität beim Schreddern Ihrer Daten. Überzeugen Sie sich selbst. Gerne beraten wir Sie zu den Produkten unseres Hersteller-Partners und liefern Ihnen die passende Lösung für Ihr Unternehmen.

Kontaktieren Sie uns oder besuchen Sie unsere Ausstellungsräume in Bamberg oder Coburg.

Wir finden mit Ihnen gemeinsam den passenden Aktenvernichter, welcher für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.

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