Ihr Spezialist für Druck, Kopie & Digitalisierung
In jedem Unternehmen – vom Ein-Mann-Betrieb bis hin zum Konzern – werden im normalen Büroalltag tagtäglich die unterschiedlichsten Dokumente verarbeitet:
Auch die Abläufe und Aufgaben, was mit den Dokumenten geschehen muss, sind vielseitig:
Anschließend müssen viele dieser Dokumente nachvollziehbar abgelegt werden (Rechnungen beispielsweise mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren!).
Doch wie sieht die Ablage in Ihrem Unternehmen aus?
Ein jeder, der mit dieser Büroarbeit zu tun hat, weiß welcher Aufwand dahinter steckt. Die meist noch analogen Geschäftsabläufe – gerade bei Eingangsrechnungen – können mitunter langwierig und anstrengend sein bis das jeweilige Dokument ordnungsgemäß abgelegt ist:
Wie wäre es, wenn Sie beispielsweise Rechnungen mit nur einem Knopfdruck digitalisieren und zeitgleich einen Arbeitsablauf in digitaler Form anstoßen könnten bis zu dem Punkt, an dem das Dokument, nach erfolgreicher Prüfung und Zahlung, an der richtigen Stelle in Ihrem Netzwerk, mit allen wichtigen Informationen versehen und für alle zuständigen Mitarbeiter verfügbar abgelegt wird?
Wir helfen Ihnen beim Einstieg in die Digitalisierung und erleichtern dadurch Ihre tägliche Büroarbeit.
Wir beraten Sie bei der Umsetzung analoger Arbeitsschritte in digitale Prozesse.
Wir erstellen mit Ihnen gemeinsam Workflows zur schnelleren Bearbeitung der einzelnen Schritte.
Mit dem WiNN Scan Power Tool erstellen Sie beim Scannen über ein Multifunktionsgerät voll durchsuchbare Dokumente. Legen Sie diese auf Knopfdruck und mit dem richtigen Dateinamen benannt am richtigen Ablageort in Ihrer Ordnerstruktur, in Ihrem Netzwerk, auf einem Netzlaufwerk (NAS) oder in einem Dokumentenmanagementsystem ab.
Zudem werden Ihre gescannten Dokumente durch das Tool komplett aufbereitet:
Erfassen Sie Ihre Dokumente schnell und einfach per Knopfdruck auf das gewünschte Scanprofil. Die Auswahl des richtigen Speicherorts und das Umbenennen der Dokumente entfällt!
Ihre Mitarbeiter müssen sich in keine neuen Programme einarbeiten. Unser WiNN Scan Power Tool läuft auf dem Server und stellt nur eine Verbindung zum Multifunktionssystem her!
Die Speicherorte für die unterschiedlichen Dokumente werden von Ihnen festgelegt. Für jeden Mitarbeiter gelten einheitliche Regeln zur Ablage!
Die gescannten Dokumente werden per OCR-Texterkennung voll-durchsuchbar in den richtigen Speicherorten abgelegt. Die Suche der Dokumente erfolgte über die Windowssuche in der Taskleiste!
Alle gescannten Dokumente erhalten dem Scanprofil entsprechend den richtigen Dateinamen und werden so intelligent am richtigen Speicherort abgelegt. Die unterschiedlichen Dateibenennungen und -schreibweisen gehören der Vergangenheit an!
Schreiben Sie uns ganz einfach über unser Kontaktformular an und wir rufen Sie zurück oder fragen Sie direkt unsere Spezialisten vom Technischen Vertrieb.