Das WiNN Scan Power Tool - Wir helfen Ihnen beim Einstieg in die Digitalisierung!
Denn wir können mehr als nur Scannen - automatisiert, schnell und einfach....!
In jedem Unternehmen – vom Ein-Mann-Betrieb bis hin zum Konzern – werden im normalen Büroalltag tagtäglich die unterschiedlichsten Dokumente verarbeitet:
- Angebote und Auftragsbestätigungen,
- Lieferscheine,
- Ausgangs-Rechnungen,
- Eingangs-Rechnungen,
- Eingangs-Lieferscheine,
- Stornobelege oder Gutschriften,
- Servicebelege,
- Zeichnungen und Pläne,
- uvm.
Unterschiedliche Arbeitsabläufe
Auch die Abläufe und Aufgaben, was mit den Dokumenten geschehen muss, sind vielseitig:
- unterschriebene Angebote werden in Auftragsbestätigungen und Bestellungen umgewandelt,
- die Ware wird bestellt,
- eingehende Lieferungen und Lieferscheine werden geprüft,
- die Ware wird eingebucht,
- Eingangs-Rechnungen müssen abgeglichen, geprüft und kontingentiert werden,
- Rechnungen werden gebucht und überwiesen,
- Service-Belege werden zurück erfasst,
- Zeichnungen und Pläne werden Projekten zugeordnet.
Die Dokumentenablage
Anschließend müssen viele dieser Dokumente nachvollziehbar abgelegt werden (Rechnungen beispielsweise mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren!).
Doch wie sieht die Ablage in Ihrem Unternehmen aus?
- Wird die Ablage noch analog in Aktenordnern und Schränken organisiert?
- Werden die Dokumente teilweise schon eingescannt, im Netzwerk oder auf einem PC aufbewahrt und zumindest digital vorgehalten?
- Oder werden die Dokumente in Ihrem Unternehmen schon komplett digitalisiert an einem zentralen Ort abgelegt, sodass die zuständigen Mitarbeiter schnell Zugriff darauf haben und diese samt allen nötigen Informationen weiterverarbeiten können?
Ein jeder, der mit dieser Büroarbeit zu tun hat, weiß welcher Aufwand dahinter steckt. Die meist noch analogen Geschäftsabläufe – gerade bei Eingangsrechnungen – können mitunter langwierig und anstrengend sein bis das jeweilige Dokument ordnungsgemäß abgelegt ist:
- oftmals werden Rechnungen mehrfach kopiert bzw. ausgedruckt, ehe diese zur Prüfung durch das Unternehmen geschickt werden
- somit entstehen schon einmal höhere Druckkosten, da mehr gedruckt wird
- entstehen bei der Prüfung von Rechnungen Verzögerungen werden des öfteren Zahlungsziele verpasst
- im Schlimmsten Fall gehen Rechnungen komplett unter oder verloren.
Unser digitaler Helfer an Ihrer Seite
Wie wäre es, wenn Sie beispielsweise Rechnungen mit nur einem Knopfdruck digitalisieren und zeitgleich einen Arbeitsablauf in digitaler Form anstoßen könnten bis zu dem Punkt, an dem das Dokument, nach erfolgreicher Prüfung und Zahlung, an der richtigen Stelle in Ihrem Netzwerk, mit allen wichtigen Informationen versehen und für alle zuständigen Mitarbeiter verfügbar abgelegt wird?
Für all diese Aufgaben steht unser WiNN Scan Power Tool! Intelligentes Scannen auch in Ihrem Büro!
Wir helfen Ihnen beim Einstieg in die Digitalisierung und erleichtern dadurch Ihre tägliche Büroarbeit.
Wir beraten Sie bei der Umsetzung analoger Arbeitsschritte in digitale Prozesse.
Wir erstellen mit Ihnen gemeinsam Workflows zur schnelleren Bearbeitung der einzelnen Schritte.
Wir geben Ihnen mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben in Ihrem Unternehmen.
Hilfreiche Funktionen unseres WiNN Scan Power Tools
Mit dem WiNN Scan Power Tool erstellen Sie beim Scannen über ein Multifunktionsgerät voll durchsuchbare Dokumente. Legen Sie diese auf Knopfdruck und mit dem richtigen Dateinamen benannt am richtigen Ablageort in Ihrer Ordnerstruktur, in Ihrem Netzwerk, auf einem Netzlaufwerk (NAS) oder in einem Dokumentenmanagementsystem ab.
Zudem werden Ihre gescannten Dokumente durch das Tool komplett aufbereitet:
- Geraderichten der Scans
- Löschen von Leerseiten
- Entfernen unschöner Flecken, Punkte und Linien
- Entfernen störender Hintergründe
- automatische Ausrichtung aller Seiten in lesbarem Format
Weitere Vorteile für Sie und Ihre Mitarbeiter?
Erfassen Sie Ihre Dokumente schnell und einfach per Knopfdruck auf das gewünschte Scanprofil. Die Auswahl des richtigen Speicherorts und das Umbenennen der Dokumente entfällt!
Ihre Mitarbeiter müssen sich in keine neuen Programme einarbeiten. Unser WiNN Scan Power Tool läuft auf dem Server und stellt nur eine Verbindung zum Multifunktionssystem her!
Die Speicherorte für die unterschiedlichen Dokumente werden von Ihnen festgelegt. Für jeden Mitarbeiter gelten einheitliche Regeln zur Ablage!
Die gescannten Dokumente werden per OCR-Texterkennung voll-durchsuchbar in den richtigen Speicherorten abgelegt. Die Suche der Dokumente erfolgte über die Windowssuche in der Taskleiste!
Alle gescannten Dokumente erhalten dem Scanprofil entsprechend den richtigen Dateinamen und werden so intelligent am richtigen Speicherort abgelegt. Die unterschiedlichen Dateibenennungen und -schreibweisen gehören der Vergangenheit an!
Weniger ist manchmal mehr! Wir fangen damit beim Digitalisieren Ihrer Dokumente an!
Habe wir Ihr Interesse geweckt?
Schreiben Sie uns ganz einfach über unser Kontaktformular an und wir rufen Sie zurück oder fragen Sie direkt unsere Spezialisten vom Technischen Vertrieb.
