Schützen Sie nicht nur Ihre elektronischen Dokumente!
25. Mai 2018 – der Stichtag, an dem sich für alle Unternehmen vieles geändert hat. Denn an diesem Tag ist die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft getreten. Diese Verordnung gilt fortan für alle Firmen und auch Vereine europaweit und vereinheitlicht Vorgaben, wie personenbezogene Daten künftig verarbeitet und geschützt werden müssen. Wer sich nicht daran hält muss mit teils empfindlichen Strafen rechnen. (lesen Sie auch hier…)
Während viele in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit in erster Linie an die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in elektronischer Form denken greift die Datenschutzgrundverordnung aber tatsächlich noch viel tiefer ein!
Das seit vielen Jahren angekündigte „papierlose Büro“ ist noch weit entfernt. In den Büros sämtlicher Unternehmen weltweit finden sich tagtäglich jede Menge an gedruckten Dokumenten mit personenbezogenen, aber auch teils hoch sensiblen Daten, welche nicht für jedermann bestimmt sind.
- Angebote & Aufträge
- Rechnungen & Quittungen
- Vertragsunterlagen
- Steuerbelege
- Bankunterlagen (Bankauszüge / Kreditkartenabrechnungen)
- Buchhaltungsunterlagen
- Geschäftsbücher
- usw.
Die meisten dieser Dokumente liegen oftmals offen auf Tischen, in Ablagekörben oder an Orten, an welchen diese unbewusst frei zugänglich sind – zum Beispiel in den Ausgabefächern von Multifunktionssystemen und Druckern. Werden die Dokumente von den jeweiligen Mitarbeitern nicht rechtzeitig abgeholt bzw. nicht ordnungsgemäß und sicher abgelegt ist der Weg zum Datenmissbrauch und dadurch zum Verstoß gegen die neue Datenschutzverordnung nicht mehr weit.
Was können Sie tun, um dem möglichen Datenmissbrauch vorzubeugen?
Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen:
- Was passiert mit meinen „analogen“ Dokumenten – sprich mit bereits gedruckten Dokumenten in Papierform, welche personenbezogene oder sensible Daten enthalten?
- Wo finde ich die Dokumente überall in meinem Unternehmen?
- Befinden sich diese in einer gesicherten Ablage, auf die nicht jedermann Zugriff hat oder liegen diese offen und evtl. frei zugänglich herum?
- Und was passiert, wenn Sie diese „sensiblen“ Dokumente nicht mehr benötigen?
Hier lautet die Antwort: Entsorgen!
Und dabei kommt die alles entscheidende Frage auf:
Dürfen Sie die Dokumente einfach in den Papierkorb oder in den Altpapiercontainer werfen?
NEIN! Dürfen Sie nicht!
Neue Regeln der Datenschutzgrundverordnung!
Die Datenschutzgrundverordnung regelt ebenfalls ganz klar, wie Dokumente mit personenbezogenen und sensiblen Daten in Papierform vernichtet werden müssen.
Damit alle Unternehmen und dadurch auch Sie in Zukunft auf der sicheren Seite sind bieten wir Ihnen die perfekte Lösung zum datenschutzkonformen, sicheren Vernichten und Entsorgen von Dokumenten an.
Mit Aktenvernichtern unseres Herstellers HSM haben wir hochwertige und sehr einfach bedienbare Produkte in unserem Portfolio, welche zur Grundausstattung eines heutigen, datenschutzkonformen, sicheren Büros gehören.
Tragen auch Sie mit dem Einsatz von Aktenvernichtern zum verbesserten Datenschutz in Ihrem Unternehmen bei:
- Doch welchen Aktenvernichter benötigen Sie für welche Daten?
- Welche Sicherheitsstufen und -standards muss dieser erfüllen?
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